Content Analysis

Met de Content Analysis software van Migrato verzamelt u alle denkbare gegevens over, van en uit uw bestanden, die in een organisatorisch bedrijf gebruikt worden. De bewerkingsdata van een bestand, de looptijd van een contract of duplicaten liggen direct vast in een overzichtelijke en uniforme structuur.

Content Analysis analyseert de gegevens op basis van minimaal zeven essentiële elementen. Krijg gelijk een heldere rapportage met punten van aandacht en pas de informatie direct toe voor opschoning, veiligstelling of risico/waardebepaling van uw archief.

Herstructureren

Analyse van alle gegevens

Mag het identiteitsbewijs van een oud medewerker of de vergunning van een langgeleden gesloten project nog bewaard worden? Weet u nog waar ze te vinden zijn? Overzicht en inzicht van de aanwezige bestanden is van cruciaal belang voor elke organisatie, om grip te krijgen op of orde te brengen in een verzameling los bewaarde bestanden op een netwerkschrijf, een SharePoint site, een mailbox of een documentenbeheersysteem.

Content Analysis is uitermate geschikt voor organisaties die veel losse informatie en bestanden hebben – zoals klant- en projectdata, interne documenten, email berichten, website en communicatie data – en noodzakelijke overzichten en inzichten van die data willen verkrijgen.

Ieder type bestand heeft eigen interne en externe (wettelijke) bewaar- en vernietigingsregels. Bovendien variëren de eigenschappen en het gebruik van informatie door personele en organisatorische veranderingen. En schoning vindt zelden plaats, want er is genoeg opslagruimte. U verliest daardoor veel kennis over de inhoud en relevantie van de informatie.

Herkent u zich in deze organisatorische vraagstukken? Onze MICC Content Analysis is hét hulpmiddel voor informatie- en recordmanagers, gegevens en ICT-beheerders, afdelingsmanagers en compliance en security managers die meer willen weten over de aard en gegevens van de opgeslagen bestanden. Niets is belangrijker dan een efficiënte en veilige bestandsopslag.

Overzichtelijke rapportage

Element analyse

De overzichtelijke rapportage en grafische presentatie van een Content Analysis geeft uw organisatie inzicht in bijvoorbeeld de volgende aspecten:

De aard, omvang en structuur van de gegevensverzameling (onder andere folderstructuur, naamgeving en mutatiegraad)

De inhoud en omvang van de grootste deelverzamelingen

Verschil, omvang en aantal van bestandstypes (inclusief dubbele bestanden, versies en variaties)

Het gebruik, bijvoorbeeld archief-, data- en media-bestanden

De toegankelijkheid

De waarde, bijvoorbeeld woordgebruik, toegangspaden en gebruiksfrequentie

Het risico als bestanden met persoon (AVG) gerelateerde woorden

Met deze informatie treft u direct noodzakelijke beheersmaatregelen ter ondersteuning van inrichting- en beheervraagstukken. Zoals opschoning en ordening, veiligstelling of risico/waarde bepaling. Dit ligt in het kader van bijvoorbeeld:

AVG-onderzoek

Verbeteren van de informatiekwaliteit en -ontsluiting

Reduceren van beheer- en opslagkosten

Uw gegevens worden verzameld en geanalyseerd op basis van onder andere de volgende elementen:

Gegevensverzameling: de aard, omvang, structuur en inhoud van de gegevensverzameling
Meta data: de ontsluiting van de bestanden, meta datagebruik, naamgeving en auteurs
Formaat: overzicht van het aantal en de omvang vreemde of niet meer actuele bestandstypes voor schoning of conversie naar een archiefwaardig formaat
Ruimtewinst: het aantal inhoudelijk exact dubbele en versies/variaties van bestanden, de ruimte die deze in beslag nemen en de naam en locatie bepalen
Informatie kwaliteit: overzicht van te schonen en archiefwaardige bestanden voor het verbeteren van de informatie kwaliteit van resterende informatie
Capaciteitsplanning: inzicht in de groei van de informatieverzameling in aantallen en omvang voor de capaciteitsplanning
Kosten: indicatie van de mogelijkheden voor het reduceren van beheer- en opslagkosten

Hiermee wordt exact inzicht gegeven in welke bestanden waar staan, de aard en de omvang hiervan, hoe de bestanden worden gebruikt, of ze dubbel voorkomen en hoe oud de files zijn. De verzamelde gegevens worden automatisch geanalyseerd met als resultaat een heldere rapportage met punten van aandacht en geeft u aanbevelingen voor onder andere mogelijke opschoningsacties.

Element analyse

Migrato heeft de afgelopen jaren diverse ondernemingen waardevolle inzichten gegeven in hun opgeslagen informatie door middel van de Content Analysis dienst. Enkele voorbeelden van deze organisaties zijn ABN AMRO, Achmea, SVB, College Rechten van de Mens en Waterschap Rivierenland.

Benieuwd naar hoe Migrato Achmea heeft geholpen om inzicht krijgen in de archiefwaardigheid en AVG gevoeligheid van 60 miljoen bestanden? Lees dan op de referenties over dit project.